Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Autoa Oy

Kaltimontie 5, 80100 Joensuu

Puhelin: +358 400 407 397

Y-tunnus: 3176071-5

2. Rekisteriasiat – yhteystiedot

Sähköposti: joni.ahonen@autoa.fi

3. Rekisterin nimi

Autoa Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on näihin liittyvä asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Autoa Oy käsittelee ja käyttää henkilötietoja asiakkaiden asiakassuhteen hoitamista, palvelujen ja tuotteiden toimittamista, palveluiden ylläpitämistä, suoramarkkinointia, markkinointia, markkinoinnin kohdistamista, asiakasyhteydenottoja, analysointia, etämyyntiä sekä lain vaatimusten noudattamista varten.

Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja Autoa Oy:n palvelujen seuranta- ja kehittämistarkoituksiin sekä mielipide-, asiakastyytyväisyys- ja markkinatutkimuksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilön perustietoja ovat:

Henkilön etu- ja sukunimi, kieli, tarvittavat yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Markkinointiluvat ja -kiellot

Henkilötunnus henkilötietolain sallimissa tilanteissa

Yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteyshenkilö

Ajoneuvoon liittyviä tietoja ovat:

Auton merkki, malli, rekisterinumero, valmistenumero ja muut tarvittavat ajoneuvon tunnistetiedot

Autolla ajetut kilometrit ja muut tarvittavat auton käyttöön liittyvät tiedot

Ajoneuvon osto- ja myyntitapahtumat sekä huolto- ja muut toimenpiteet

Asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot kuten:

Erilaiset asiakkuus-, asiointi-, tilaus- ja palvelutiedot, kuten tuote-, osto-, hinta-, rahoitus-, tarjous-, koeajo-, sopimus-, toimitus-, takuu-, laskutus-, perintä-, tyytyväisyys-, reklamaatio- ja muut tarpeelliset tiedot

Eri palveluissa ja kanavissa tapahtuvan viestinnän ja palvelu- ja sisältökäytön käyttö- ja asiointitiedot mukaan lukien asiakkaan itse tuottama sisältö ja tämän lähettämät viestit (esimerkiksi chat-historia, www-lomakkeet, sähköpostit, tekstiviestit, sosiaalisen median keskustelut).

Tarpeelliset asiointi-, tunniste- ja tekniset tiedot kuten selailu- ja hakutiedot, evästeet ja muut mahdolliset asiakkaan itsensä antamat tiedot

Myös asiakastyytyväisyyskyselyjen tiedot sekä palautelomakkeiden tiedot tallennetaan asiakaspalvelun kehittämiseksi.

6. Rekisterin tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkailta itseltään ja ylläpidetään normaalin asiakkuuteen, asialliseen yhteyteen ja niihin liittyviin Autoa Oy:n liiketoiminnan eri palveluissa ja kanavissa tapahtuvaan käytön ja asioinnin yhteyksissä.

Tietoja voidaan myös päivittää ja täydentää tarvittaessa osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä, kuten Liikenne- ja viestintävirastosta (Traficom) ja väestörekistereistä. Tietoja saadaan myös Autoa Oy:n verkkopalveluiden (eli esimerkiksi evästeiden ja vastaavien tekniikoiden) tai muun asioinnin tai tapahtumiin osallistumisen yhteydessä saaduista tiedoista.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti rekisterin ulkopuolisille tahoille muutoin kuin asiakkaan auton maahantuojalle takuuseen, huoltoon tai muihin kunnossapitoon tai turvallisuuteen liittyviin toimiin liittyen.

Tietoja luovutetaan rahoitusyhtiöille, vakuutusyhtiöille ja Traficom:lle Autoa Oy:n tavaroiden ja palveluiden toimittamista varten asiakkaan ja Autoa Oy:n välisen sopimuksen toteuttamiseksi sekä Autoa Oy:n suoramarkkinointitarkoituksiin valikoiduille yhteistyökumppaneille.

Rekisterinpitäjä voi satunnaisesti suorittaa ulkopuolisilla tahoilla tietoihin perustuvia tutkimuksia ja asiakastyytyväisyyskyselyjä sekä päivittää asiakastietoja viranomaisrekisteritiedoilla. Asiakkaan tiedot poistetaan ulkoisen toimijan rekisteristä tutkimuksien, kyselyiden tai päivityksien jälkeen. Henkilötietoja ei luovuteta ilman asianosaisen nimenomaista suostumusta kolmansille osapuolille muutoin kuin edellä mainitussa tarkoituksessa, ellei lainsäädännöstä muuta johdu.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, lukuun ottamatta osaa maahantuojien järjestelmistä, jotka sijaitsevat Euroopan Talousalueen (ETA) ulkopuolella. Euroopan Komission riittävyyspäätöstä ei ole, mutta asianomaiset suojaukset ovat olemassa, jotka tässä tapauksessa ovat vastaavat kuin EU:n vakiosopimusehdot (EU SCC). Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisten tahojen markkinointikäyttöön.

8. Tietojen poistaminen

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta. Henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain vaatimusten ja luottosuhteen voimassaoloajan mukaisesti. Tuona aikana henkilötietoja ei voida poistaa kokonaan. Autoa Oy:llä on oikeus säilyttää myymäänsä autoon liittyvät asiakastiedot, mutta asiakkaalla on mahdollisuus pyytää tietojen salaamista henkilösuojaan ja työtehtävien arkaluontoisuuteen liittyvissä erityistapauksissa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Tietoverkko, laitteisto ja tietokannat, joilla rekisteri sijaitsee, on teknisesti suojattu palomuurilla. Palvelimia ja tietokantoja ja varmuuskopioita säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa, jonne on pääsy vain valituilla henkilöillä. Asiakastietojärjestelmään on oikeudet Autoa Oy:n henkilökunnalla siltä osin kuin ne liittyvät työtehtäviin. Asiakastietojärjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on saatu, tai sen ajan kuin säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Palvelun käytön lopettamisen jälkeen tietoja voidaan säilyttää ja käyttää suoramarkkinointitarkoituksiin ja profilointiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt suoramarkkinointia tai profilointia.

Kirjanpidosta säädetyt lait myös velvoittavat pitämään kirjaa liiketoiminnasta sekä säilyttämään kirjanpitomateriaalia laissa määritellyn ajan.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista lain sallimissa rajoissa. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjän osoitteeseen.

11. Kielto-oikeus

Asiakkaalla on myös oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Kielto-oikeus ei koske asiakaspalveluviestintää, esimerkiksi viestintää auton huoltoon tai korjaukseen liittyen, eikä viestintää, joka liittyy auton turvallisuuteen tai auton turvalliseen käyttämiseen. Markkinointikieltoa koskevat pyynnöt voi toimittaa sähköpostitse osoitteeseen joni.ahonen@autoa.fi